Le 3 fasi del ciclo di vita di un evento
Tutto quello che devi sapere per realizzare un Evento Aziendale di Successo
Al giorno d’oggi, come ben saprai, in una Strategia di Marketing integrato che si rispetti, gli eventi, siano essi di comunicazione, promozionali o commerciali, hanno assunto una valenza di vero e proprio nuovo “media”.
Saper gestire un evento al meglio è una skill fondamentale che un imprenditore vincente deve possedere.
Questo strumento di marketing infatti, posizionandosi con un ruolo di primaria importanza nei piani di comunicazione e nelle strategie delle grandi, medie e piccole imprese, rappresenta una risorsa preziosa per l’imprenditore dato il suo carattere poliedrico e modulare, considerata la relazione one-to-one che crea con i consumatori, e visto in ultima istanza il suo immenso potenziale di comunicabilità multimediale.
E’ molto importante che tu sappia che quando organizzi un evento aziendale le priorità che devi tenere a mente sono le le seguenti 3 , e sempre in quest’ordine:
#1 Dare ai partecipanti PIU’ di quello che si aspettano
#2 Creare un ambiente ideale per raggiungere gli obiettivi dell’azienda
#3 Fare in modo che i partecipanti parlino dell’evento
Se terrai ben saldi questi obiettivi il livello di efficacia del tuo evento salirà in maniera esponenziale.
Un evento può essere diviso in 3 grandi fasi che ne determinano il ciclo di vita, ti spiegherò fra poco quali sono e come gestirle al meglio per rendere la tua strategia di marketing vincente.
#1 IDEAZIONE E PREPARAZIONE
In questa fase iniziale gli aspetti più importanti da valutare sono:
➽ PIANO BUDGET
Ti sto parlando, al momento, della fase più delicata di tutto il progetto: il piano di budget serve per avere una visione chiara dei costi di organizzazione e gestione.
Un budget è composto da due parti:
- Una riguardante i costi
- Una che considera i ricavi che scaturiranno dall’evento
Esso deve senza dubbio essere adeguato ai costi che si devono affrontare e se necessario bisogna rimodularne la struttura o altro.
I principi base che dovrai tener presente quando preparerai il piano di budget per organizzare il tuo evento:
- Comprensibilita’ (il contenuto deve essere letto da tutti con facilità)
- Ponderatezza (controllo continuo delle voci più alte del budget)
- Prudenza (non alzare la stima di qualche voce o sottostimarla, se non si può quantificare in modo preciso è preferibile lasciare una voce in bianco)
- Efficienza (data da confronti reali con il mercato)
- Connessione Finanziaria (è importante che ci sia un collegamento con delle risorse vere)
- Responsabilità (la capacità di tenere sotto controllo l’intero ciclo di vita del’evento, il prima – il durante – il dopo)
➽ INDIVIDUAZIONE DELLA SEDE
Dovrai compiere la scelta della sede in funzione della comunicazione che vuoi trasmettere, del tipo di evento che stai organizzando e della qualità di pubblico che prevedi sarà presente all’avvenimento.
Quindi la scelta della tua sede dovrà essere:
- Piacevole
- Coerente con le aspettative dei partecipanti
- Adeguata all’evento
- Facilmente raggiungibile
- Arredata e allestita coerentemente all’evento
E’ obbligatorio che tu faccia un sopralluogo prima dell’evento per controllare che gli ambienti siano adeguati ad ogni esigenza e per verificare le attrezzature tecniche (audio e video).
➽ SCELTA DELLA DURATA DELL’EVENTO
Dovrai effettuare la scelta della data e della durata del tuo evento in base a questi parametri:
- Il tipo di pubblico
- Gli impegni e la disponibilità dei relatori
- Le possibili sovrapposizioni con altri eventi similari nella zona per evitare dispersioni del potenziale pubblico
E’ necessario che tu vada a schematizzare le attività da eseguire in un determinato periodo di tempo, questo ti consentirà di fissare obiettivi intermedi.
➽ VALUTAZIONE DI HOTEL VICINI PER IL PERNOTTAMENTO DEI PARTECIPANTI
E’ essenziale che tu faccia un’accurata selezione dell’hotel da consigliare ai partecipanti e ai relatori che decideranno di pernottare in zona.
La selezione che farai dovrà rispondere a dei parametri precisi:
- Livello qualitativo
- Economicità che non sia a discapito della qualità
- Vicinanza alla sede dell’evento
Sarà necessario che tu invii una mail agli hotel con la richiesta di preventivo e, se possibile, bisognerà che tu incontri personalmente il responsabile della struttura per chiedergli:
- I prezzi di tutti i tipi di sistemazione offerti
- I tipi di servizi offerti (pernottamento e prima colazione, camere singole e camere doppie, mezza pensione, pensione completa..etc.etc.)
- I costi penali in caso di rinuncia della prenotazione
Se il pernottamento sarà a carico tuo, in qualità di organizzatore dell’evento, dopo che avrai approvato il preventivo invece passerai a formalizzare il contratto con la direzione dell’albergo e, conseguentemente, dovrai:
- Controllare tutte le richieste fatte dai partecipanti e dagli ospiti
- Inviare una mail di conferma di prenotazione ha tutti quelli che hanno prenotato
- Rilasciare alla reception dell’albergo l’elenco dei partecipanti con prenotazione
➽ GESTIONE DEL TEMPO LIBERO
Dovrai a questo punto programmare delle iniziative parallele, di intrattenimento, di relax, come ad esempio dei percorsi turistici guidati, nel caso in cui l’evento duri più giorni e i partecipanti abbiano accompagnatori che non siano interessati allo stesso.
➽ SCELTA DELLO STAFF
E’ fondamentale che tu valuti le risorse interne a tua disposizione e che consideri anche la possibilità di sceglierne di esterne se necessario
➽ TRASPORTI
A volte si rende necessario dedicare un servizio di trasporti privato all’evento qualora i mezzi pubblici siano inadeguati o inesistenti.
Potresti pensare di prevedere delle navette che trasportino gli ospiti da e per l’aereoporto e anche dall’evento agli alloggi.
Va da sé che dovrai ricordarti di preparare un planning di percorsi e di orari.
#2 ORGANIZZAZIONE ED ATTUAZIONE
Anche se ti sembrerà strano questa è una fase importante del progetto ma non la più importante!
Si può avere un’attuazione che vada a buon fine soltanto se essa sia stata preceduta da un lavoro minuzioso di ideazione e preparazione.
Questa è la fase in cui avviene il passaggio effettivo dalla creatività alla pratica.
Qui potrai migliorare i dettagli e, al contempo, armonizzare e controllare il lavoro nella sua totalità.
➽ STESURA DEL PROGRAMMA E DEI CONTENUTI
Dovrai suddividere tempi e contenuti secondo una sequenza logica che dovrà necessariamente essere rispettata.
L’organizzazione e il rispetto delle tempistiche sono passaggi che vanno disciplinati in maniera fiscale per evitare delle “cadute di stile”.
➽ SCELTA DEI RELATORI
Una volta che avrai scelto il tema dell’evento dovrai passare alla fase successiva che prevede la scelta dei relatori e il loro invito ufficiale.
I criteri che dovrai seguire nella scelta dei relatori saranno i seguenti:
- La loro fama
- La loro esperienza
- La loro conoscenza delle materie dell’evento
Come procederai ad effettuare l’invito? Semplice! Segui queste poche regole:
- Effettua un primo contatto telefonico comunicando chi è l’organizzatore dell’evento, il tema e il motivo dell’invito
- In un secondo momento spedisci una lettera d’invito a cui allegherai una scheda di presentazione del programma, le informazioni logistiche e i nomi degli altri relatori
Una volta che i relatori abbiano accettato il tuo invito:
- Concorda un contributo per la presenza
- Chiedi loro di inviarti il testo dell’intervento che intendono fare, le relative slides e gli eventuali video (in modo che tu abbia un idea non solo dei contenuti ma anche delle attrezzature di cui avrai bisogno)
➽ ALLESTIMENTO
Potrai curare l’allestimento in diversi modi, in maniera semplice o anche con complicate scenografie andando ad operare significativamente sull’immagine della location.
L’importante è che tu non perda vista la tematica dell’evento che dovrà essere il perno su cui ruoterà tutta l’organizzazione.
Una volta che avrai scelto l’allestimento dovrai:
- Creare un elenco del materiale (piante, fiori, pannelli, manifesti) chiedendo i permessi per esporre questi materiali
- Recuperare le apparecchiature di cui hai bisogno (microfoni, computer, videoproiettore, lavagna… etc. etc.)
➽ PREPARAZIONE ZONA RELATORI
Se decidi di utilizzare un tavolo per i relatori dovrai curarne con attenzione ogni particolare, dalla tovaglia alle bottiglie d’acqua, dal pannello (roll-up o fondale) con il nome dell’evento e il tuo logo ai cavalieri con quelli dei relatori, e così via.
Se deciderai invece di non usare un tavolo sarà necessario che tu predisponga un palco provvisto di tavolino con dei bicchieri e dell’acqua.
➽ PREPARAZIONE ZONA PARTECIPANTI
In base alla tipologia dell’evento potrai prevedere degli allestimenti a banchi di scuola o sedie con ribaltine, inserire degli optional o cavalieri con i nomi dei partecipanti, l’essenziale che ci sia sempre del materiale espositivo e pubblicitario che rimandi al tuo Brand.
➽ PREPARAZIONE SALE ADIACENTI
In questo caso dovranno essere segnalati luoghi adibiti all’evento, le uscite, la toilette, un punto di accoglienza per gli ospiti e, anche in questo caso, dovrai predisporre dei desk espositivi che evidenzino il tuo logo e il tuo Brand.
➽ SERVIZIO DI RISTORAZIONE
Potrai organizzare un coffee break, un pranzo, una cena ma anche un aperitivo.
L’importante è che tu:
- Scelga menù semplici e appetitosi, evitando cibi che possano appesantire gli ospiti nel caso di un evento di lunga durata
- Chieda diversi preventivi che ti diano la possibilità di effettuare una comparazione di prezzi e varietà di menu
- Prenda informazioni su eventuali alternative vegetariane, vegane e per intolleranti
➽ ULTERIORI SERVIZI
Potrai prevedere anche dei servizi aggiuntivi, quali:
- Servizio fotografico
- Servizio di videoregistrazione
- Servizio di interpretariato simultaneo se sono previsti relatori esteri
- Assistenza tecnica
#3 VERIFICARE
In questa fase il focus sarà necessariamente quello di cercare sempre feedback e aree di miglioramento.
E’ possibile avere degli spunti molto interessanti somministrando un questionario di valutazione ai partecipanti.
Un contributo molto grande potrebbe venirti dal team e dallo staff che vive l’evento prima durante e dopo.
E’ essenziale avere orecchie e occhi ricettivi appuntando tutto ciò che è migliorabile ed è per questo che ti consiglio, il giorno seguente all’evento, di far compilare un questionario anche al tuo stesso team dove chiederai loro di segnare, seguendo uno schema predefinito, tutto ciò che andrebbe migliorato in futuro fornendo relative proposte di intervento.
Una volta raccolti gli spunti, dovrai portarli nella “riunione delle migliorie post evento” che dovranno essere analizzati, scremati e applicati.
Curare la fase di valutazione significherà per te fare tesoro degli errori e garantire un miglioramento continuo alla tua azienda.